L’ATS (Applicant Tracking System) est au cœur du dispositif de recrutement et de digitalisation e-RH.
En effet, son rôle ne se limite pas à les gestions des candidatures. Aujourd’hui les outils offres une multiplicité de fonctions clés :
- La gestion et l’optimisation des flux de candidatures par annonce
- L’aide à la décision dans la sélection des candidats et dans le recrutement final
- La gestion des flux dans la prise de décision notamment avec les opérationnels,
- Le marketing relationnel candidats : les messages automatiques envoyés à chaque étape
- L’amélioration de votre ROI : des statistiques de rendement par source d’acquisition,
- La CVthèque avec l’exploitation de ce vivier
- La multidiffusion des offres, si elle est intégrée…
Dans le choix de votre ATS, vous devez aussi prendre en compte votre environnement SIRH (comment passer de l’ATS à l’outil de gestion des salariés/paies par exemple).
Quelles sont les bonnes questions à se poser avant de choisir son ATS ?
L’ergonomie côté recruteur
- L’interface recruteur est-elle claire, facile à appréhender et bien organisée ?
- Est-ce intuitif ou devrez-vous envisager des formations pour chaque nouvel utilisateur ?
Au-delà du tableau de bord qui synthétise en une page toutes les données et informations essentielles, chaque tâche à accomplir doit être naturelle. L’usage doit être intuitif.
Si les opérationnels sont impliqués dans le process de décision et de feedback des candidatures, utilisez un panel pour évaluer l’outil. Leur vision sera fatalement différente de celle des recruteurs qui utilisent déjà des ATS.
Le site carrière sur desktop
L’ATS doit permettre de mettre en scène vos annonces sur votre site internet.
- Est-ce que l’implémentation sera facile ?
- Le logiciel permet-il une grande souplesse en termes de mise en page et de design ?
- L’ergonomie côté candidat est-elle propice à garantir un bon rendement de candidature et une fidélisation des candidats ?
Le site carrière sur smartphone
- Est-ce que le dispositif annoncé garantie une visibilité sur mobile ?
- Le logiciel permet-il d’optimiser les pages de votre site carrière pour les mobiles ?
- Est-ce que postuler sur mobile est aisé pour le candidat ? (l’inscription directe via Linkedin…, l’accès à son CV via Google drive, Dropbox…)
- L’ergonomie est-elle adaptée aux mobiles (menu, taille des boutons…) ?
La personnalisation et les utilisateurs
- Est-ce que le logiciel est flexible en termes de modifications, de personnalisation ?
- Pouvez-vous facilement modifier et mettre à jour certains paramètres en fonction de l’évolution de votre organisation ?
- La solution dispose-t-elle de fonctionnalités collaboratives adaptées à mon organisation et au niveau de compétence informatique des équipes concernées ?
- Ajouter de nouveaux utilisateurs est-il facile ? Quels sont les délais de prise en compte du logiciel ? Quel impact sur le budget ?
- Avez-vous la possibilité de gérer facilement les droits d’accès aux fonctionnalités suivant le profil de l’utilisateur ? (recruteur sans accès à la diffusion des offres, recruteur avec un accès à la diffusion des offres, opérationnel impliqué dans le recrutement…)
Le marketing relationnel candidat
- L’ATS respecte-t-il bien les contraintes de la RGPD ?
- Est-ce que chaque étape est bien délimitée et permet de mettre en place des messages adaptés et personnalisés pour s’assurer de la satisfaction du candidat tout au long du processus de recrutement ?
- Est-ce que l’automatisation et le paramétrage est facile ?
- Est-ce que le logiciel permet d’animer et de communiquer facilement avec votre vivier de candidats ?
- Est-il facile de sélectionner des groupes de CV pour mettre en place des actions de communication sur mon vivier de candidats ?
Le processus de gestion
Le logiciel a pour objectif de faciliter la gestion des candidatures. Il doit faire gagner du temps. Par exemple, l’intelligence artificielle et la recherche sémantique sont des fonctions qui peuvent être essentielles :
- Quelle solution apporte-t-il dans la recherche d’informations dans la base de CV ?
- Les résultats sont-ils pertinents ?
- Donne-t-il un score de pertinence entre un CV reçu et l’offre proposée (aide à la décision) ?
Les statistiques et tableaux de bord
- Le logiciel vous permet-il d’exploiter les statistiques détaillées dont vous avez besoin ? (performance des recrutements, les missions en cours, les statuts des recrutements en cours, le rendement de vos sources d’acquisition…)
- Ces données sont-elles facilement exploitables pour présenter/partager ces résultats, notamment grâce à l’export de ces statistiques (Excel, PPT, PDF, jpeg…) ?
- Sont-elles personnalisables afin de mettre en place un tableau de bord adapté à mon organisation ?
La compatibilité avec mes outils
Multiplier les interfaces sans liaisons entre elles est une perte de temps et d’efficacité. L’ouverture de votre ATS aux solutions tiers du marché est donc essentielle.
Le logiciel est-il ouvert ou déjà compatible avec les solutions utilisées par l’entreprise : tests d’évaluation, pré-recrutement vidéo, multi-diffusion des offres, e-solution de cooptation et/ou employee advocacy, SIRH…
La multidiffusion des offres
- Parfois intégrée avec l’ATS, cette option de multidiffusion de vos offres en un clic couvre-t-elle vos besoins ?
- Prend-elle en compte le crédit disponible sur les sites payants ?
- Quel est le coût et le délai de mise en place d’une nouvelle source d’acquisition ?
- Quelle garantie de maintenance de ces flux est-elle proposée ?
- Si vous devez aller plus loin dans la multidiffusion, l’outil est-il compatible avec d’autres outils de multidiffusion ?
SAV et coûts cachés
De nombreux sujets doivent être pris en compte : la qualité du SAV, la disponibilité de la hotline, la qualité du mode d’emploi, la création de nouveaux utilisateurs, le coût d’une intégration ou d’une interface avec un outil tiers, la disponibilité des équipes techniques, la gestion des tickets (bugs, demandes d’informations…), la qualité de la formation…
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